charakterystyka wydziału

1. Zakres działania Wydziału w sprawach dotyczących zatrudnienia:

• prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych,

• przygotowywanie i rejestracja umów zleceń, umów o dzieło zawieranych przez Urząd z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej,

• sporządzanie dokumentacji wymaganej przez ZUS,

• prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,

2. W sprawach kancelaryjno-sekretarskich:

• obsługa techniczno biurowa narad i spotkań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza,

• obsługa sekretariatów : Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

• prowadzenie rejestru wydawanych delegacji,

 

3. W sprawach administracyjno gospodarczych:

• prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych oraz nadzór nad ich przechowywaniem,

• zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i sprzętu,

• ewidencjonowanie zasobów materiałowych Urzędu,

• zarządzanie budynkami administracyjnymi i gospodarowanie lokalami użytkowymi na terenie Urzędu,

• prowadzenie nadzoru nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku,

• prowadzenie archiwum zakładowego i dokumentacji z poszczególnych wydziałów,

• nadzór nad prawidłowym prowadzeniem przez poszczególne wydziały Urzędu rzeczowego wykazu akt,

• dokonywanie brakowania dokumentacji nie archiwalnej po upływie okresu przechowywania, po uprzednim uzyskaniu stosownego zezwolenia,

• archiwizacja dokumentów związanych z wyborami i referendum- zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przekazywanie do Krajowego Biura Wyborczego, Archiwum Państwowego, Archiwum Zakładowego,

• bieżące prowadzenie rejestru wydawanych dokumentów z archiwum zakładowego,

• prowadzenie dokumentacji archiwalnej związanej z działalnością innych podmiotów niż Urząd,

• bieżące prowadzenie rejestru szkoleń pracowników Urzędu,

• planowanie w budżecie środków na inwestycje bieżące w Urzędzie,

• wdrażanie systemu informatycznego w Urzędzie,

• wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP Prezydenta RP i Rady Gminy i Miasta oraz referendum,

• przyjmowanie i wywieszanie pism sądowych, prokuratorskich i obwieszczeń,

4. Zakres działania w sprawach dotyczących sprzedaży napojów alkoholowych:

• prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, cofaniem i odmową wydania zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych
• okresowa kontrola złożonych przez podmioty prowadzące sprzedaż napojów alkoholowych oświadczeń o wartości sprzedaży (w oparciu a dane z Urzędu Skarbowego)
• realizacja uchwał Rady Miejskiej określającej ilość punktów do prowadzenia sprzedaży napojów alkoholowych

5. W zakresie obsługi informatycznej i ochrony danych osobowych:

do zadań administratora sieci informatycznej należy:

• instalacja, konfiguracja i konserwacja systemów informatycznych i urządzeń peryferyjnych, uaktualnianie ich w razie potrzeby i utrzymywanie w poprawnym stanie działania na co dzień,

• nadzór nad pracą i użytkownikami sprzętu informatycznego na poszczególnych stanowiskach pracy,

• nadzór nad prawidłowym tworzeniem kopii danych umożliwiających ich odtworzenia w przypadku awarii,

• dbanie o bezpieczeństwo systemu informatycznego, ochrona wartościowych lub ważnych danych przed ich zniszczeniem uszkodzeniem lub niepożądanym dostępem poprzez: określenie celów, strategii i polityki zabezpieczania systemu informatycznego :

• zidentyfikowanie i przeanalizowanie zagrożeń, określenie zabezpieczeń adekwatnych do zagrożeń i ryzyka, ich wdrożeń, śledzenie ich działania i właściwe reagowanie w przypadku ich naruszenia,

• opracowywanie i wdrożenie programu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa systemu informatycznego i / lub danych osobowych,

• opracowanie planów awaryjnych na wypadek naruszenia bezpieczeństwa systemu informatycznego i / lub danych osobowych, opracowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym,

• dostarczanie w formie elektronicznej dokumentów ubezpieczeniowych Urzędu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przechowywanie potwierdzeń odbioru i rozwiązywanie wszelkich problemów zaistniałych z wymienionymi zadaniami,

• wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych w Urzędzie,

• osoba pełniąca funkcję administratora sieci informatycznej jest także administratorem bezpieczeństwa informacji.

6. W zakresie spraw BHP do zadań inspektora do spraw BHP należy:

• okresowa analiza stanu BHP,

• opracowywanie planów modernizacyjnych Urzędu z uwzględnieniem stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

• sporządzanie planów szkoleń w zakresie BHP i planu pracy inspektora BHP w terminie do 15 listopada każdego roku na rok następny,

• uczestnictwo w pracach komisji BHP Urzędu i sporządzanie z jej przebiegu protokołu,

• współpraca ze Społecznym Inspektorem Pracy,

• terminowe organizowanie okresowych badań lekarskich dla pracowników Urzędu,

• zaopatrzenie pracowników w niezbędne środki higieny, odzieży oraz prowadzenia kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego,

• prowadzenie dokumentacji z kontroli badań środowiska pracy, warunków sanitarnych przez PIP i Inspekcję Sanitarną,

• sporządzanie protokołu powypadkowego,

• prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie protokołu powypadkowych wraz z załącznikami w aktach przez 10 lat,

7. Przesyłanie Statystycznej Karty Wypadku do GUS

8. Profilaktyka i rozwiązywania problemów alkoholowych i narkomanii

• nadzór nad realizacją zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz ustawy o przeciwdziałaniu  narkomanii
• opracowywanie projektu i realizacja gminnego programu rozwiązywania problemów alkoholowych  i  narkomanii
• koordynacja działalności świetlic środowiskowych i klubów w zakresie działalności opiekuńczej i profilaktycznej
• obsługa posiedzeń Gminnej Komisji Rozwiązywania problemów alkoholowych